議題に入る前にファシリテーターが話すことは、基本的にどの国のビジネスマンも同じです。
「効率のよい会議」の定義は、きっと世界共通なんですね。
つまりは、こんな感じでしょうか。
時間内にゴールにたどり着ける
会議のあとに、誰が・何を・いつまでにすればいいのか分かる
そんな「効率のよい会議」にするには、どんなことを伝えればいいのか、見てみましょう。
Time schedule 時間割を伝える
前回の記事で紹介した会議の目的と同時、あるいは目的のあとでもよいのですが
まずは会議の時間を伝えましょう。
Our meeting today should/will take about an hour and a half.
We have an hour and a half for the meeting today.
どちらも「今日の会議は１時間半の予定です」という意味です。
会議の長さを改めて伝えることで、「この時間内に決められることは決めるぞ」という認識をみんなが持つはずです。
First, then, and finally 会議の流れ
続く言葉には、以下のことを織り交ぜて、みんなが同じ方向を目指せるようにします。
議題
決まったことややること、担当者、期日の確認
例えばこんな感じです。
First half of the meeting, we will set project priorities* for our new product.
会議前半では、我々の新商品の計画について、その優先度を決めましょう
*priority 優先度
Then, after a short break of ten minutes, we will share ideas for the action plan.
そして10分の休憩後、アクションプランに対するアイデアを共有しましょう
In the last minute of the meeting, we will quickly review* the outcomes* and clarify* who will be in charge* of what and when.
最後に、今日の成果物（決まったことなど）をざっとチェックし、誰が責任者で、いつまでに何をするのかを明確にしましょう
*review 見直す、再確認する
outcome 成果物
be in charge 責任者
In my opinion… えー、ではワタクシから
議題に入ったとたんに、誰かが積極的に話し始めてくれればよいのですが、なかなかそうは行かないものです。
Have you got any ideas?
意見ありますか？
モジモジ…
モジモジ…
シーン…
会議が始まったばかりのときは、こんなこともあるかもしれません。
そんなとき、まずは進行役（ファシリテーター）が意見を言いましょう。よく考えたアイデアじゃなくてもOKです。というのも、あなたの意見を皮切りに、みんなが自分のアイデアを言い始めるはずで、これが本来の目的だからです。
表現としては、以下のようなものがあります。
Well, I should begin with my ideas on our new product.
ではまずわたしから、新商品について考えていることを話します
もちろん、端的に以下のように始めてもいいですね。
In my opinion*,
わたしの意見として
*opinion:意見
From my point of view,
From my perspective*,
わたしの観点では
*perspective:観点
I personally* think/believe that…
個人的な考えですが
*personally 個人的に
「よっしゃ」と、あなたが口火を切ることで、出席者も自分の意見を言いやすくなり、いい議論が交わされますよ。
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